Aufgragsvergabeverfahren
Im März 2016 forderte Martin Trautmann Alexander Lutz auf, einen Kostenvoranschlag seiner Agentur NeoDesign auf Grundlage der laufenden Konzeptentwicklung zu erstellen. Dieses erfolgte am 04.05.2016 auf Grundlage der Version der Spezifikationen vom 12.04.2016. Auf der Vorstandssitzung am 01.07.2016 wurde der veranschlagte Gesamtbetrag als zu hoch bewertet. Es wurde beschlossen, NeoDesign um einen weiteren Voranschlag unter Ausschöpfung aller Sparpotenziale zu bitten. Darüber hinaus sollten Vergleichsangebote eingeholt werden. Beiratsmitglied Sandra Lösch wies auf die Webdesignagentur Spleen hin, mit der sie zuvor zusammengearbeitet hatte und erklärte sich bereit, einen Kontakt herzustellen.
NeoDesign legte am 11.07.2016 einen weiteren Kostenvoranschlag vor. Gleichzeitig schickte Felix Engel die vorläufige Version der Spezifikationen an Spleen und erläuterte in einem Telephonat mit einem Mitarbeiter die Bedarfslage der GfA. Spleen legte daraufhin am 19.07.2016 einen eigenen Kostenvoranschlag vor.
Auch aufgrund der zwei vorliegenden Voranschläge konnte sich der Vorstand nicht zu einer Auftragsvergabe entschließen und er forderte die Einholung eines dritten Voranschlags ein. Daher wendete sich Felix Engel im Dezember 2016 an die Webdesignagentur bemerkt. Die Auswahl traf er unter den an seinem Wohnort Freiburg im Breisgau (Deutschland) ansässigen Unternehmen, wobei er anhand der Internetauftritte abschätzte, welches sich am ehesten mit vergleichbaren kleineren Projekten hervorgetan hatte. Um die Agentur nicht mit dem umfangreichen Dokument der Spezifikationen abzuschrecken, erstellte Felix Engel eine verkürzte Version als Grundlage für den Kostenvoranschlag. Außerdem gab es wie bei Spleen ein Telephonat zur Klärung der Anfrage. Am 09.01.2017 legte bemerkt zwei Kostenvoranschläge zu Umsetzungen mit den Content Management Systemen WordPress und TYPO3 vor.
Für die Vorstandssitzung am 20.01.2017 stellte Felix Engel eine Gegenüberstellung der vier vorliegenden Kostenvoranschläge als Entscheidungsgrundlage über eine Auftragsvergabe zusammen. In der Sitzung entschied der Vorstand, den Auftrag basierend auf dem zweiten Kostenvoranschlag an die Agentur NeoDesign zu vergeben.